「海外生産者にクレームを出すのが面倒」「英語でどうやって説明すればいいのかわからない」・・・そんなふうに思ったことはありませんか？
今日は、クレームの際に私がよく使う書き出しをいくつか共有します。
まず、日本語で書いたクレーム文をそのまま自動翻訳にかけても、効果的な文章は期待できません。
自動翻訳でクレーム文を作成してメールしたものの、「何が言いたいのかよくわからない」と言われたことがある人もいるのではと思います。
海外の取引先に理解してもらうためには、最低限の「英語らしい」文脈で文章を作成することが不可欠。
そのためには、「何について知らせたいのか」冒頭ではっきりさせましょう。
以下の文章は、25年間の食品輸入業の現場で、私自身が何度も使ってきたメールの書き出しです。
We’ve noticed a few issues with the recent shipment and would like to bring them to your attention.
「最近の船積み分でいくつか問題がありましたので、ご報告させていただきたいと思います。」
We’ve come across a quality issue with the latest delivery and would appreciate your support in resolving it.
「最新納品分で品質に関する問題が見つかりました。問題解決に向けてご協力をお願いいたします。」
We’d like to flag a concern regarding the condition of some items we received in your last shipment.
「御社の直近の出荷品に関して、いくつか気になりましたのでお伝えします。」
There appears to be a problem with part of the shipment we received last week. Could you please look into this?
「先週受け取った出荷品の一部に問題があるようです。ご確認いただけますでしょうか？」
Thanks for your recent delivery. However, we noticed a few discrepancies that we’d like to clarify with you.
「先日の納品、ありがとうございました。ただし、いくつか食い違いがありましたのでご連絡いたします。」
以上は、失礼が無いようにしたい相手に対して、メールで使える文章です。
次に、簡易バージョンの書き出しです。
チャット等でのカジュアルなやり取りの場合などは、Hello! の後に、以下のような文章を続けて、クレームであることをわかってもらえるようにしましょう。
We have found a problem with the latest shipment.
「最新の出荷分に問題があることが分かりました。」
We are writing to inform you about a quality issue.
「品質に関する問題についてお知らせいたします。」
There seems to be a serious defect in the products we received.
「受け取った商品に重大な欠陥があるようです。」
Unfortunately, some of the items in the recent delivery are not acceptable.
「残念ながら、最近の納品分の一部が受け入れられない状態です。」
We received your shipment, but there are several issues we need to discuss.
「出荷品を受け取りましたが、いくつかの問題についてご相談があります。」
到着した商品に何らかの問題があった際は、初動が大切。
面倒だと思って後回しにするのではなく、迅速にわかりやすい対応を心掛けてください。
そのほうが、その後の求償交渉がしやすくなります。
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